穿越大洋的信息一體化管理

作為專門做工程類采購項(xiàng)目的外貿(mào)公司，庫房和存貨眾多難以管理。由于國內(nèi)和海外各有一家公司，企業(yè)內(nèi)部審批易受時(shí)間地點(diǎn)限制，貨運(yùn)跟蹤困難。企業(yè)管理者將如何尋找最佳的信息化管理方式，讓企業(yè)實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理呢？

作為中啟天恒（北京）國際貿(mào)易有限公司（以下簡(jiǎn)稱中啟天恒）掌門人，總經(jīng)理龔總每天都在想如何更好地管理公司資源，讓分布在國內(nèi)外的兩家公司高效創(chuàng)造出更大價(jià)值。

但同時(shí)作為專門做工程類采購項(xiàng)目的外貿(mào)公司，庫房和存貨眾多難以管理。由于國內(nèi)和海外各有一家公司，企業(yè)內(nèi)部審批易受時(shí)間地點(diǎn)限制，貨運(yùn)跟蹤困難。更重要的是，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，銷售分析時(shí)間長(zhǎng)，人工成本大，更讓企業(yè)苦惱不已。

這些時(shí)刻存在的棘手問題一直困擾著龔總，他也在不斷尋求一種最佳的方式讓企業(yè)實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。如今，這種局面由于暢捷通T+云時(shí)代企業(yè)運(yùn)營(yíng)平臺(tái)的上線運(yùn)行，讓中啟天恒有了“質(zhì)”的飛躍。

自今年4月中啟天恒購買安裝暢捷通T+11.32產(chǎn)品以來，僅運(yùn)行3個(gè)月，采購比價(jià)功能就為公司節(jié)省了大量比價(jià)時(shí)間。接訂單之前，訂單的毛利情況就能預(yù)估，接單率響應(yīng)時(shí)間提升了10%。從今年7月起，中啟天恒將軟件升級(jí)到T+11.5版本，次月不僅庫存資金占用比去年同期下降30%，發(fā)貨準(zhǔn)確率提高99%，而且業(yè)務(wù)員銷售、回款以及提成計(jì)算時(shí)間從原來的1星期縮短到2天?，F(xiàn)在，中啟天恒已經(jīng)決定使用T+移動(dòng)端應(yīng)用，讓辦公隨處可見。

“逼”出來的一體化管理

上線暢捷通T+云時(shí)代企業(yè)運(yùn)營(yíng)平臺(tái)，可以說是被“逼”出來的。        

中啟天恒主營(yíng)的業(yè)務(wù)是為大洋洲客戶提供除水泥鋼筋之外所有與建筑相關(guān)的物資，但同時(shí)所有物資都必須在中國境內(nèi)進(jìn)行采購?？梢哉f，采購的物資種類成千上萬種，科目繁雜。

從目前市場(chǎng)規(guī)模來看，除國企外，中啟天恒在外貿(mào)行業(yè)中的出口類公司里算是國內(nèi)站在第一梯隊(duì)中規(guī)模最大的。由于工程物資對(duì)外貿(mào)易行業(yè)的特殊性，不斷壯大的中啟天恒面臨眾多管理問題。

而眾多的問題中，庫房和存貨眾多成為眾多問題的癥結(jié)。異地倉庫想追求零庫存，但是多個(gè)倉庫分布在多個(gè)國家和地區(qū)，非常分散，國內(nèi)1個(gè)周轉(zhuǎn)倉庫，國外1個(gè)或多個(gè)物資配送倉庫，部分項(xiàng)目是直接配送到客戶現(xiàn)場(chǎng)倉庫。而且存貨品種多，國內(nèi)外叫法不一，很多產(chǎn)品規(guī)格相似，時(shí)有發(fā)錯(cuò)貨的現(xiàn)象發(fā)生，無法判斷某種存貨的準(zhǔn)確庫存和采購量。國內(nèi)和海外各有一家公司，無形中造成了企業(yè)內(nèi)部審批易受時(shí)間地點(diǎn)限制。由于領(lǐng)導(dǎo)國內(nèi)外兩地飛，無法及時(shí)掌握采購、庫存等信息，審批時(shí)間長(zhǎng)。不僅如此，異地還造成了貨運(yùn)跟蹤困難。集裝箱和貨運(yùn)單號(hào)是貨物到達(dá)港口裝箱后進(jìn)行紙質(zhì)傳遞，業(yè)務(wù)員往往對(duì)物流跟蹤困難，無法及時(shí)了解裝單號(hào)和貨運(yùn)物流號(hào)，經(jīng)常造成貨物漏發(fā)、錯(cuò)貨等問題，嚴(yán)重影響企業(yè)信譽(yù)。

升級(jí)管理手段，建立與中啟天恒發(fā)展相匹配的財(cái)務(wù)管理，已勢(shì)在必行。4月，暢捷通合作伙伴，同樣也是暢捷服務(wù)聯(lián)盟5S成員的北京中達(dá)天創(chuàng)信息技術(shù)有限公司（以下簡(jiǎn)稱：中達(dá)天創(chuàng)）進(jìn)行實(shí)施部署，暢捷通T+云時(shí)代企業(yè)運(yùn)營(yíng)平臺(tái)在中啟天恒運(yùn)轉(zhuǎn)起來了。龔總這樣評(píng)價(jià)道T+云時(shí)代企業(yè)運(yùn)營(yíng)平臺(tái)項(xiàng)目實(shí)施，“現(xiàn)在，企業(yè)的所有經(jīng)營(yíng)情況都在暢捷通T+云時(shí)代企業(yè)運(yùn)營(yíng)平臺(tái)內(nèi)體現(xiàn)，不但幫助我們提高了發(fā)貨準(zhǔn)確率、統(tǒng)計(jì)速度、及時(shí)性，而且提高了員工的執(zhí)行力，串聯(lián)企業(yè)員工每個(gè)環(huán)節(jié)。”

抓重點(diǎn)問題通力擊破

信息化作為一種有效的管理手段，在企業(yè)早已不是什么新鮮事，關(guān)鍵是如何充分利用技術(shù)工具，真正為管理服務(wù)，讓人從繁雜無效的勞動(dòng)中解放出來。這是企業(yè)深化信息化管理改革必然要回答的問題。

在項(xiàng)目實(shí)施初期，中啟天恒向中達(dá)天創(chuàng)暢捷通T+實(shí)施人員提出他們所關(guān)心的問題及疑慮：涉及實(shí)施目標(biāo)的確定，實(shí)施的范圍與策略的劃分，實(shí)施效益的衡量等等。實(shí)施中會(huì)有哪些風(fēng)險(xiǎn)，如何進(jìn)行有效防范，實(shí)施過程會(huì)不會(huì)對(duì)業(yè)務(wù)造成沖擊，這些問題也被一一列在了清單上?？傊?，要保證公司的需求得到充分考慮。

于是，中達(dá)天創(chuàng)暢捷通T+實(shí)施團(tuán)隊(duì)在項(xiàng)目啟動(dòng)階段，緊緊抓住中啟天恒最關(guān)心的掌握準(zhǔn)確庫存、海外對(duì)賬和銷售分析、銷售訂單可跟蹤、領(lǐng)導(dǎo)實(shí)時(shí)查看運(yùn)營(yíng)情況四大切實(shí)需求，為中啟天恒一一制定了解決方案?？少F的是，在系統(tǒng)化切換階段就把數(shù)據(jù)提前做好備份，使用已有的數(shù)據(jù)，小范圍地進(jìn)行測(cè)試，測(cè)試權(quán)限、流程的設(shè)置，以保證數(shù)據(jù)、權(quán)限、參數(shù)的準(zhǔn)確性。

中達(dá)天創(chuàng)暢捷通T+實(shí)施人員深知，項(xiàng)目的實(shí)際操作者是中啟天恒的員工，做為實(shí)施者的一項(xiàng)重要工作是“教學(xué)生”，布置與檢查作業(yè)，通過培訓(xùn)及上機(jī)演練，檢查流程是否通暢，基礎(chǔ)檔案信息是否正確，與此同時(shí)，老板的工作是監(jiān)督“學(xué)生”完成作業(yè)，作好工作。只有把這些“學(xué)生”教好，項(xiàng)目實(shí)施才能真正完成。

隨著暢捷通T+云時(shí)代企業(yè)運(yùn)營(yíng)平臺(tái)的逐步上線，中啟天恒迎來了一場(chǎng)翻天覆地的變化。

從碎片化到一體化

通過暢捷通T+云時(shí)代企業(yè)運(yùn)營(yíng)平臺(tái)，讓企業(yè)業(yè)務(wù)流程得到統(tǒng)一規(guī)范，帶來的直接效應(yīng)是消除了管理上的“碎片”現(xiàn)象。面對(duì)同一類業(yè)務(wù)，可供不同部門、不同人員選擇的，只有一種流程、一個(gè)模子。

面對(duì)庫房分散、掌握庫存情況難度大的頭疼事，如今在中啟天恒，包括公司庫房的備貨庫存有多少，采購后直接運(yùn)到港口的有多少貨，已抵達(dá)國外的配送倉庫有多少貨，都可以在國內(nèi)辦公室直接查詢。暢捷通T+實(shí)施團(tuán)隊(duì)提出的解決辦法是，通過B/S架構(gòu)數(shù)據(jù)平臺(tái)，把公司庫和直接運(yùn)到各個(gè)港口的貨數(shù)量，以及所有庫存集中到一個(gè)平臺(tái)上，讓老板一目了然就可以看到和查詢庫房的分布和狀態(tài)。

同時(shí)，由于客戶公司存貨品種多，很多產(chǎn)品規(guī)格相似，又受國外與國內(nèi)對(duì)物品稱呼習(xí)慣的影響，發(fā)錯(cuò)貨的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，這就無法判斷某種存貨的準(zhǔn)確庫存和采購量。對(duì)此，實(shí)施團(tuán)隊(duì)通過T+系統(tǒng)建立了標(biāo)準(zhǔn)的存貨檔案。一個(gè)商品對(duì)應(yīng)一個(gè)編碼并且支持一個(gè)編碼下定義別名。采購時(shí)所有單據(jù)從與國外合同的銷售訂單直接生成采購單，庫房根據(jù)銷售出庫單為備貨辦理出庫，以避免錯(cuò)貨，目前正確率達(dá)到了99%。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，財(cái)務(wù)原來手工賬下很難計(jì)算出的數(shù)據(jù)報(bào)告在T+云時(shí)代企業(yè)運(yùn)營(yíng)平臺(tái)上也得到迎刃而解。

比如，實(shí)施團(tuán)隊(duì)通過將中啟天恒目前多個(gè)海外客戶項(xiàng)目進(jìn)行分類，針對(duì)每一個(gè)客戶都有對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)部門和業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)，這樣就可以按級(jí)別、按客戶明細(xì)、按業(yè)務(wù)員查看客戶的銷售和回款情況。業(yè)務(wù)員針對(duì)每個(gè)項(xiàng)目的銷售業(yè)績(jī)和回款，一張報(bào)表就能顯示出來，只需要乘以相對(duì)應(yīng)的提成比率，銷售提成就能輕松計(jì)算出來。

又如，由于客戶貨物采購后有一部分直接運(yùn)到港口裝集裝箱。手工時(shí)，集裝箱和貨運(yùn)單號(hào)在裝箱后由港口貨運(yùn)人員紙質(zhì)傳遞，業(yè)務(wù)員對(duì)物流跟蹤比較難，無法及時(shí)了解裝單號(hào)和貨運(yùn)物流號(hào)。暢捷通T+實(shí)施團(tuán)隊(duì)通過T+軟件庫存管理模塊，出庫單上的信息可以根據(jù)公司需要自定義，這樣可以把貨運(yùn)單號(hào)和集裝箱號(hào)在庫存單上填上，業(yè)務(wù)員在辦公室就可以及時(shí)看到，進(jìn)行物流跟蹤。

也許不會(huì)有人想到，現(xiàn)在中啟天恒領(lǐng)導(dǎo)不管身處何地，都可通過移動(dòng)終端及時(shí)掌握采購、庫存等信息。通過暢捷通T+移動(dòng)應(yīng)用，只要打開手機(jī)就可以隨時(shí)查看到國內(nèi)外所有公司運(yùn)營(yíng)情況和收款情況、業(yè)務(wù)員采購執(zhí)行情況，并且實(shí)現(xiàn)了掌上審批，隨時(shí)審批采購訂單、銷售訂單、進(jìn)貨單、銷貨單、收款單和付款單等單據(jù)。

中啟天恒的龔總在回顧項(xiàng)目實(shí)施時(shí)這樣描述說：“這次與暢捷通的合作所取得的成績(jī)不單是在T+云時(shí)代企業(yè)運(yùn)營(yíng)平臺(tái)上，伴隨實(shí)施過程演進(jìn)，企業(yè)內(nèi)部也加深了對(duì)流程的認(rèn)識(shí)程度，使業(yè)務(wù)流程的參與者了解每一個(gè)環(huán)節(jié)的目的和價(jià)值，同時(shí)幫助中啟天恒帶出了一支隊(duì)伍，這支隊(duì)伍既了解暢捷通T+云時(shí)代企業(yè)運(yùn)營(yíng)平臺(tái)知識(shí)，又掌握項(xiàng)目管理與實(shí)施的方法。”